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致勝之道之創業人士篇
如何透過會計軟件鞏固企業優勢
自動化管理 節流新趨勢
創立公司，擁有自己的企業王國，相信是不少人的夢想。在失業率屢創新高的情況下，勞工市場人浮於事，不少有志之士都興起創業的念頭。根據公司註冊處數字顯示，新成立公司的數目不跌反升，2005年新註冊公司為73,359間，較之2004年仍上升約一成。不過，正所謂「萬事起頭難」，開業初期日以繼夜處理大小事宜在所難免。況且公司成立時，多為人手不足，老闆既要忙於尋求新客，又要打理繁瑣的行政工作。為了減輕業務上的負債，公司實有必要採取一套的有效的業務管理方案，把流程盡量簡化，以代替重複的人手工作。
自動化系統固然能夠幫助解決管理上的種種障礙，但資金上的考慮同時困擾著這類財政緊絀的新公司。老闆所以對添置新系統猶疑不決，往往離不開以下問題：管理方案是否昂貴？如何能保證所作的投資物有所值？其實近數年香港資訊科技發展已一日千里，自動管理方案對中小企業來說已不再遙不可及。現時功能全面且靈活易用的會計軟件，售價已大幅調低。再者，不少人力資源公司均已指出，長遠來說，愈早邁向自動化系統管理便愈有利企業節省資源，因為新公司毋須像其他企業般面對繁複的系統轉化過程。當舊式企業還在半人手記帳及電腦化系統的邊緣掙扎時，這些新公司已經可以透過最新科技超越同儕，鞏固優勢。
業界普遍相信在未來五至十年間，會計軟件勢將可以取代半人手甚至全手帳的作業模式，成為業務管理模式的主流。當競爭對手相繼採用會計軟件作為工具時，企業自然不能坐以待斃，視若無睹。假如新公司在百業蕭條之時，能儘早作出系統投資，反而有助加強企業優勢，在精簡業務之餘，更能拓展銷售網絡，帶來增值效益。
如何配合會計軟件 作自動化業務管理？
電腦化會計系統的特色，在於利用複式簿記(Double Entry)的原理進行記帳。營業部同事可利用會計軟件直接輸入發票，系統便能自動以複式簿記形式(Double Entry Accounting)記錄帳項，因而不熟悉會計的人士也可以使用。大大減低了重複的人手作業。因此現時的會計系統已不只局限於會計範疇上，相反，它已成為業務管理的必須品。綜合用家及業內人士的意見後，會計軟件為企業帶來的效益，大致可分為以下四種：
改善記帳模式
創業人士大多一身兼數職，既作為營業員負責前線的銷售工作，也是公司的財政大臣，監控公司財政及帳目。但並非所有創業者均為財務出身，當還未有時間熟習會計運作時，便需上場應戰。要在最短時間內成立帳目管理系統，最佳辦法是借助會計軟件的多項記帳功能。會計服務管理公司管理顧問冼仲偉曾利用會計軟件為多家新公司提供會計服務。他表示，在取得簡單資料如承上結餘、客戶及供應商名單、銀行對帳及選擇人帳的日期後，便可完成設立系統的程序。根據客戶提供的會計報表，可輕易地透過軟件建立一個切合該行業的會計科目表，編排上亦可更為清晰精簡。他更表示，由於其向客人推薦使用的會計軟件設計簡易，一般來多說，企業老闆只需經過一兩次示範便可上手，方便之餘令效率得以大大提昇。
業內人士同時指出，會計軟件的好處在於其靈活性。在建立系統後，即使遇上員工流失，其他會計員亦可即時利用軟件輕易地進行記帳，毋須浪費人力重新培訓。當遞交帳目予核數師進行年結時，所有帳目均有系統地記錄並能輕易匯出，大大節省雙方溝通時間。
即使途中有任何輸入錯誤導致帳目不平衡，也可以從軟件內的審計記錄(Audit Trail)翻查錯處，矯正後報表自動即時更新，相比之下，用試算表或人手編制的報表卻要重新再做。此外，企業亦可利用軟件內置的業務範本，選取適合該行業的會計科目表後即時起用。由於創業者可利用軟件靈活管理財務，他們更能專注自己的興趣範圍，做事更有效率。會計人士普遍估計，一般中小企業在安裝會計軟件後，所節省的時間至少達至二至三成。
個案一
快捷計算貨品及項目成本
蕭潔瑩於兩年前開辦加能創意有限公司，以出口玩具為主要業務，設計師在香港訂出產品設計後，便於廣州工場生產到歐美等地，是典型的原設計生產(ODM)作業。由於公司沒有會計員，身兼數職的蕭小姐，利用會計軟件後每月只需花十多工時，便可完成記帳程序。為了節省公司開支，現時所有員工(包括設計師)均為兼職性質，利用會計軟件的計價功能可助她把員工薪金納入產品成本之計算內，清楚顯示各貨品之成本價。
除了可計算產品成本，系統亦可為個別項目顯示損益狀況。由於蕭小姐於各海外市場只夥拍一商家合力推銷當時得令的玩具製品，過程牽涉多個營銷程序，因此每張訂單均可視為一個獨立項目；透過軟件的項目管理功能，各項目的盈虧狀況一目了然。加能現時的客戶收款多為美元，因此蕭小姐亦有善用軟件的多貨幣功能顯示各項外幣損益，以外幣記錄所有報價名收款及付款。相較以前電匯後銀行只會顯示該等價值港元款額的情況，使用會計軟件明顯方便得多。
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全面報表 詳盡分析
公司成立初期，由於資金有限，財政開支必須控制得宜，因此財政預算必不可少。不過，與其花費寶貴時間自己動手做預算，企業可考慮使用軟件的預算功能進行各種營業收支預測。老闆可隨時監察帳戶結餘及現金周轉情況，並展望未來的定期開支，作出現金流量預測。此外，由於公司新成立時多為人手不足，老闆變成公司唯一員工(One man band)，往往因要應酬客戶而忘記到期追數。冼仲偉指出，假如企業採用舊式入帳(如於總帳入數)，在計算應收帳時過程繁複，把承上應收帳結餘轉至下期後，再把新舊欠數逐條增刪，才可計出本期應收帳。
現在會計軟件不但可清楚顯示帳齡報表，所有欠款客戶及其到期日更一覽無遺，使企業可根據帳齡作出相應行動，如透過郵件合併功能一次過向眾多客戶發出收款信。
值得一提的，是軟件報表功能的可貴之處，在於其時效性。舊式企業採用人手或半人手方式製作報表，除了較花時間，同時報表種類不多，一般不外乎資產負債表、損益表及現金流量表。此外，由於入帳需時，報表難以即時反映現況，結果到年尾時埋數才能準確得知盈虧惰況。
會計軟件的報表功能，正是針對這類情況而設。當其他員工在輸入有關記錄(如銷售發票)後，系統會自動更新會計帳目，會計部可即時讀取任何時期，甚至當日的損益表及資產負債表，毋須花時間重新編制，更毋需向部門催收單據。軟件除提供多種(有些多達140種)現成報表可供選擇外，部份功能強大的軟件更設有連結Excel功能，把報表連同方程式一併輸出至Excel工作表。
拓展銷售網絡
現代的會計軟件，早已跳出後勤支援角色的框框，因而在客戶及銷售管理上所擔當的角色，亦日益重要。在開源方面，用戶可從貨品銷售分析報表輕易找出最暢銷的貨品及最活躍的客群，及比較各銷售渠道及營業員的表現，從而制定行銷策略。在控制成本上，軟件報表可列出貨品成本，並根據卡片記錄列出各員工的花費支出。利用軟件同時可幫助企業計算出產品定價。
透過記錄物料成本、薪金、間接成本(overhead)等，便可從中得知達至收支平衡的最低生產量。功能較大的軟件，甚至可按不同的客戶類別或購買數目預設多達30種售價，讓企業得以照顧不同客戶需要。綜合各種報表分析後，管理層便能於短期內訂出銷售策略，拓展業務更胸有成竹。
客戶業務剛起步時，老闆一天內可能要向多個客戶推銷，因此經常帶回大量卡片；要有系統地跟進目標客戶，便不能單靠普通卡片盒。會計軟件可減輕企業在客戶管理上的負擔。客戶除了可按客戶名稱或代碼等條目為資料分門別類，更設有郵件合併功能向客戶發出銷售信或催款信。用戶可從系統直接電郵各類報價或報表至客戶，且設定聯絡時間表便下次跟進。
企業亦可利用同一功能發出銷售信，鞏固客戶關係。如果客戶為外國公司，功能較強大的會計軟件更可記錄外幣交易，所有報價、訂單及採購單均以外幣顯示，並根據現行匯率自動計算外匯損益，拓展海外業務更事半功倍。
軟件功能多元化 適合各類創業人士
市面上出售的綜合會計軟件，功能眾多，能照顧各類的創業者需要。一般來說，軟件較多為貿易公司採用，但用家亦包括保險經紀、醫生、舞蹈教師等。冼仲偉表示，其中一名客戶為擁有超過十間診所的牙醫。該負責人經他建議後，便利用軟件內的項目表，清楚計算各診所的損益。
此外，軟件一般設有存貨功能，從事製造業的企業便能藉此改善存貨管理。企業可透過會計軟件設定補購提示，在貨品不足時發出補購信息。倘若公司設定為存貨，系統可於發票開出後自動更新存貨水平，各類貨品的存貨量即時於報表上一覽無遺。當某類貨品從缺時，用戶除可進行補購外，亦可調撥貨物元件，加工後製成貨品出售。這些都能一一記錄於系統內，令貨量即時更新。
此外，現時已有少數會計軟件推出中文介面，這一些對非會計出身的老闆著實是一大喜訊。因為即使不熟悉會計學英文專有名詞，也可對帳目一看即明。
曾有部份客戶對於能否只套用軟件其中一項功能於會計系統上感到懷疑。他們當中不少也像個案二的馬先生一樣只打算把軟件用作開出發票或入數。這當然是沒有問題的，因為現時的會計軟件，在深度和廣度方面兩者兼備。對於功能齊備的軟件來說，即使只選其中一種功能，也足以滿足客戶需要。
果敢投資 迎戰未來
自動管理系統的來臨，乘著資訊科技的巨浪，衝擊著本地各行各業。當其他企業尚且要為應否推出自動化管理煩惱時，創業人士正好處於策略性的地位。他們更應好好利用此一優勢，把握機遇，及早採用電腦化會計系統，方能受惠於其靈活、快捷的好處。某些公司在創立時為了節省開支，寧願先以活頁簿記帳，待業務漸上軌道時才考慮轉用正式的會計系統。
此做法不但增加了日後轉換系統的麻煩，使他們優勢盡失，採用這些非為會計工作而設的活頁簿更額外為他們製造很多不必要的問題。因為使用電腦活頁簿；基本的會計工序仍是人手模式，所有項目都要以人手記入不同的電腦活頁簿；一般會計軟件內置的會計功能如財務報表、審計記錄(Aduit Trail)等一律欠奉。最大的問題是活頁簿並非採用複式記帳，所以難以找出會計錯處，更遑論其他篩選及報表功能。更重要的是，是活頁簿所載記錄有限，一般功能只能載入65,536行數，幾年下來的數據便須分頁記錄。
有見及此，企業更不應因為安於現狀，而謝絕各種可提升效率的工具。要超越同儕，便必須在適當時候作出果敢投資決定，為即將來臨的經濟景氣做好準備。
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